Eğitim Kurumları için AI Çağrı Merkezi
Eğitim kurumları için AI çağrı merkezi; kurs, dershane, özel okul ve dil okullarında kayıt dönemi yoğunluğunu karşılayan, veli ve öğrenci sorularını yanıtlayan, form bırakan adayları hızla geri arayan yapay zeka katmanıdır. Program, ücret ve deneme dersi sorularını sizin bilgi bankanızdan yanıtlar, randevuyu takvime yazar.
Gelen çağrı
Eğitim Kurumu asistanı yanıtlıyor
Bu sektörde telefon neden zorlanıyor?
Eğitimde telefon yılın büyük bölümünde sakindir, sonra birkaç haftada patlar: sınav sonuçlarının açıklandığı günler, dönem başı ve yaz kayıtları. O haftalarda danışma masası aynı anda gelen çağrıların çoğunu karşılayamaz; meşgul sesi duyan veli listedeki bir sonraki kurumu arar.
Reklam ve web formlarından gelen başvurular da aynı dönemde yığılır. Formu dolduran velinin ilgisi en yüksek olduğu an formu gönderdiği andır; dönüş ertesi güne kaldığında başka bir kurumla çoktan görüşmüş olabilir. Kayıtlı velilerin devamsızlık, servis ve ödeme soruları ise yıl boyu sürer ve kayıt ekibinin zamanından yer.
Arayan ne ister, AI çağrı merkezi ne yapar?
| Arayanın talebi | AI çağrı merkezi ne yapar? | Kayıt ve insana devir |
|---|---|---|
| Program, ücret ve indirim sorusu | Programları, ders saatlerini ve ücret bilgisini sizin bilgi bankasına yazdığınız kadarıyla anlatır; kardeş ve erken kayıt indirimlerini sizin koşullarınızla aktarır. | Özel indirim veya pazarlık talebi kayıt danışmanına iletilir. |
| Deneme dersi, tanışma görüşmesi, okul ziyareti | Öğrencinin sınıfını, hedefini ve tercih ettiği şubeyi sorar; uygun ders veya ziyaret saatini önerir. | Randevu takvime yazılır, veli bilgisi kayıt ekibinin listesine düşer. |
| Servis ve ulaşım | Tanımlı güzergâhlardan veliye bilgi verir. | Güzergâh dışındaki adresler ulaşım birimine not olarak iletilir. |
| Kayıtlı veli: devamsızlık, ödeme, öğretmenle görüşme | Veliyi sizin belirlediğiniz yöntemle doğrular; öğrenciye ait bilgiyi doğrulanmamış kişiyle paylaşmaz. | İlgili birime aktarır ya da öğretmen görüşmesi için geri arama kaydı açar. |
Ekibin vakit bulamadığı aramalar
Form ve reklam başvurusunu geri arama
Web sitesi veya reklam formundan gelen başvuruyu bekletmeden arar, öğrencinin sınıfını ve hedefini öğrenir, deneme dersi randevusu önerir.
Kayıt yenileme
Dönemi biten öğrencilerin velilerini arayarak bir sonraki dönem için kayıt niyetini sorar, ilgilenenleri kayıt danışmanına yönlendirir.
Taksit hatırlatma
Ödeme günü yaklaşan velilere nazik bir hatırlatma yapar; sorusu olanı muhasebeye aktarır.
Kayıt yenileme ve taksit hatırlatmaları mevcut veli ilişkisi kapsamında yapılır. Tanıtım ve kampanya amaçlı aramalar, İYS'de kayıtlı ticari ileti izinleriyle uyumlu şekilde planlanır; arama listesini ve izin durumunu siz belirlersiniz.
Örnek bir görüşme
Nasıl çalışır?
Kayıt dönemi için hazırlanır
Programlar, şubeler, ücret ve indirim metinleri, deneme dersi takvimi bilgi bankasına işlenir. Numaranız ve santraliniz değişmez.
Tepe yük karşılanır
Kayıt haftalarında aynı anda gelen çağrılar sırada bekletilmeden karşılanır; kapasite seçtiğiniz pakete göre belirlenir.
Formlar anında aranır
Web ve reklam formlarından gelen başvurular arama listesine düşer, aday soğumadan aranır ve nitelendirilir.
Kayıt ekibi önceliklendirir
Deneme dersine gelen, ücret soran, yalnızca bilgi alan adaylar panelde ayrılır; kayıt danışmanları en sıcak adaylardan başlar.
Santral, CRM ve iş yazılımlarınızla
Telefon ve santral
Mevcut numaranız ve santraliniz korunur; bağlantı SIP üzerinden kurulur. Türk Telekom, Turkcell, Vodafone ve NETGSM dahil tüm büyük operatörler ve SIP tabanlı santrallerle uyumludur.
CRM ve aday listesi
Aday ve veli kayıtları dahili CRM'de tutulur; HubSpot, Salesforce gibi CRM'lerle senkronize edilebilir. Satış hunisi kayıt sürecinize göre ayarlanır.
Öğrenci bilgi sistemi
Kullandığınız öğrenci veya okul yönetim yazılımı API/webhook ile mevcut sisteminize bağlanabilir; hangi bilginin paylaşılabileceği kurulumda birlikte belirlenir.
48 saatlik kurulum için hazırlık
Kurulumda bilgi bankasına işlenen başlıca bilgiler:
- Programlar, seviyeler ve şubeler; her şubenin ders saatleri
- Ücret, taksit ve indirim koşulları (ne söylenip ne söylenmeyeceği dahil)
- Deneme dersi ve okul ziyareti takvimi
- Servis güzergâhları ve ulaşım birimine yönlendirme
- Kayıtlı veliyi doğrulama yöntemi ve hangi taleplerin hangi birime gideceği
KVKK ve sektör notu
Öğrencilerin çoğu reşit olmadığı için görüşme veliyle yürütülür ve öğrenciye ait yalnızca kayıt için gereken bilgi istenir. Veriler KVKK kapsamında işlenir, görüşmeler uçtan uca şifrelenir ve veriler Türkiye'deki sunucularda saklanır. Kayıtlı öğrenciye ait bilgi, doğrulanmamış kişiyle paylaşılmaz.
Hangi paket?
Kayıt döneminde ihtiyaç duyulan kapasite yılın geri kalanından çok farklıdır; paket yükseltme ve düşürme koşulları fiyatlandırma sayfasında açıklanmıştır.
Discovery, Team ve Scale paketleriyle başlayabilirsiniz; özel entegrasyon Enterprise paketinde yer alır. Tüm paketlerin içerik ve fiyatlarını fiyatlandırma sayfasında karşılaştırabilirsiniz. 14 gün ücretsiz deneme ile kendi çağrılarınızda görebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Kayıt döneminde aynı anda çok sayıda arama gelirse ne oluyor?
Aynı anda karşılanabilecek çağrı sayısı seçtiğiniz pakete göre belirlenir. Kayıt dönemine girerken paketinizi yükseltip dönem bitince düşürebilirsiniz; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında yer alır.
Ücret ve indirim bilgisini kim güncelliyor?
Siz. Ücret, taksit ve indirim metinleri bilgi bankasında tutulur ve panelden güncellenir. AI çağrı merkezi yalnızca orada yazanı söyler; yazmayan bir indirimi uydurmaz, özel talepleri kayıt danışmanına iletir.
Çocuklara ait veriler nasıl korunuyor?
Görüşme veliyle yürütülür ve öğrenciye ait yalnızca kayıt için gereken bilgi istenir. Veriler KVKK kapsamında işlenir, görüşmeler uçtan uca şifrelenir ve veriler Türkiye'deki sunucularda saklanır. Kayıtlı öğrenci bilgisi doğrulanmamış kişiyle paylaşılmaz.
Web formundan gelen başvuruları otomatik arayabilir mi?
Evet. Formdan gelen başvuru arama listesine düşer ve aday bekletilmeden aranır. Tanıtım amaçlı aramalar İYS'deki ticari ileti izinleriyle uyumlu yürütülür; formunuzdaki izin metnini kurulumda birlikte gözden geçiririz.
Tek şubeli küçük bir kurs için de uygun mu?
Uygun, ancak bu sayfa çok şubeli ve kayıt döneminde yoğun çağrı alan kurumlar için yazıldı. Tek şubeli kurs ve dershaneler için kurs ve dershane AI asistanı sayfasındaki sade kurulum genellikle yeterlidir.
İlgili sayfalar
- Eğitim sektörünün tüm çözümleri
- Kurs ve dershane AI asistanı
- Kreş ve anaokulu AI asistanı
- Başvuru ve form geri arama
- Deneme dersi ve tanışma randevusu
- Veli sorularını yanıtlama
Tek şubeli, kayıt dönemi dışında az çağrı alan bir kurssanız, daha sade bir kurulum için kurs ve dershane AI asistanı sayfasına göz atın.
AI çağrı merkezinizi 48 saatte devreye alın
Kurulum sihirbazında sektörünüz hazır seçili gelir; birkaç soruyu yanıtlayın, 14 gün boyunca kendi çağrılarınızda ücretsiz deneyin.